Gestão de leads: o que mudou quando parei de improvisar

Antes de estruturar a gestão de leads, eu tinha a mesma sensação de nove entre dez donos de imobiliária: parecia que faltava lead. Quando fui olhar os números, não faltava lead, faltava atendimento. Uma parte grande do que chegava simplesmente não recebia resposta no mesmo dia.

Lead imobiliário tem prazo de validade curto. Quem responde em minutos conversa com o cliente ainda interessado. Quem responde no dia seguinte conversa com alguém que já falou com outras três imobiliárias. Velocidade de primeira resposta é o indicador mais barato de melhorar e o que mais mexe no resultado.

A primeira coisa que fiz foi acabar com o lead sem dono. Todo lead entra no CRM, é distribuído por regra clara e tem um responsável com nome. A segunda foi definir a cadência: tentativa por WhatsApp e ligação no primeiro contato, e um número mínimo de tentativas antes de considerar o lead perdido. Uma tentativa não é follow up, é uma tentativa.

A terceira mudança foi qualificar antes de agendar. Perguntas simples sobre região, valor, forma de pagamento e prazo evitam que o corretor gaste a agenda inteira com visita que nunca viraria proposta. Agenda de corretor é o recurso mais escasso da imobiliária.

Também passei a olhar a origem. Lead de portal, de Instagram, de indicação e de plantão têm comportamento diferente, custo diferente e conversão diferente. Sem separar por origem, você acha que a mídia está ruim quando na verdade um canal está sustentando o outro.

O acompanhamento virou semanal e com quatro números na tela: leads recebidos, tempo médio de primeira resposta, visitas agendadas e propostas geradas. Nada além disso. Painel com trinta indicadores ninguém olha.

O ganho não veio de comprar mais mídia. Veio de aproveitar o que já entrava. Foi essa mudança, somada ao trabalho de marca no Instagram e ao treinamento do time, que sustentou o crescimento de 47% no VGV em doze meses.